As vantagens de um orçamento de pessoal descentralizado

Sua empresa vai aumentar o quadro de colaboradores? A contratação está no orçamento? Quanto é o custo real de um funcionário?

Estes questionamentos surgem toda vez que um gestor solicita a contratação de um novo funcionário ou uma substituição. Será que a sua empresa possui as respostas de forma rápida e precisa, levando em consideração o orçamento?

Caso negativo, fique tranquilo, sabemos que chegar a um orçamento preciso e confiável não é uma tarefa tão fácil, porém, acreditamos que é possível obtê-lo através do apoio da tecnologia e da descentralização da informação.

O processo de orçamento

Para se obter um orçamento confiável, acreditamos que tudo começa no processo de criação dos cenários de orçamento. A utilização de sistemas genéricos, por exemplo planilhas, oferecem baixa precisão e segurança no manuseio da informação. Quanto mais automatizada a geração da informação e sua contabilização, melhor!

Outro ponto importante é descentralizar a criação destes cenários. Cabe ao gestor de cada área, com base na situação atual (tamanho de sua equipe), projetar como será o próximo período. É importante que o gestor compreenda os custos reais de pessoal e se comprometa com o resultado da empresa. Portanto, este compromisso com o orçamento é construído através da participação de cada área. Esta participação é distribuída entre etapas de simulações de cenários e aprovações (conforme hierarquia específica de cada empresa).

Para que o gestor seja peça principal deste processo, a área de recursos humanos precisa disponibilizar ao gestor informações como: tamanho atual da equipe, custo real por colaborador (incluindo impostos, benefícios, etc.) e projeções de custos para o próximo ano (participação de resultados, ajustes coletivos, etc.). O ideal é que o gestor dimensione sua equipe organicamente e um sistema calcule automaticamente o custo real desta equipe.

Desta forma, o gestor possuirá todas as informações para uma tomada de decisão consciente sobre o tamanho ideal da sua equipe para o próximo período.

O acompanhamento do orçado x realizado

De nada adianta executar um ótimo processo de orçamento se não existir um acompanhamento correto durante o período orçado. Por este motivo, acompanhar é tão importante quanto orçar.

Uma ótima maneira de acompanhar e garantir que este orçamento não estoure facilmente é utilizar uma plataforma que:

●    Disponibilize a informação em tempo real ao gestor através de quadros orgânicos e financeiros;
●    Gerencie as solicitações de contratação e movimentação de pessoas através de workflows.

Com a informação disponível a todo momento fica muito mais fácil evitar desvios, correto?  Então, imagine um cenário onde o gestor pode a qualquer momento consultar como está o seu centro de custo em comparação ao orçamento previsto?

Agora, imagine um cenário mais automatizado ainda, onde este mesmo gestor, ao solicitar uma contratação, a plataforma retorne em tempo real se existe orçamento ou não para o cargo solicitado? E caso exista, envie a solicitação diretamente para o início do processo de recrutamento ou, caso contrário, inicie um procedimento de aprovação para este aumento de quadro?

Logo, fica claro que um dos segredos para o sucesso está em descentralizar a informação e automatizar os processos de validação e cálculo. Tornar o gestor responsável pelo seu custo de pessoal aumenta o comprometimento e engajamento no cumprimento das metas corporativas.

Autor:

Eduardo Hahn

Arquiteto de Software e Soluções. Com 10 anos de experiência em projetos de tecnologia com foco na área de gestão de pessoas, é responsável pelo desenho de soluções para os clientes da Cingo.