5 passos para implementar um processo de onboarding

A implementação de um processo de onboarding com o uso da tecnologia pode tornar a integração de novos colaboradores mais eficiente, interativa e personalizada, reduzindo o tempo necessário para que eles se adaptem à empresa e aumentando sua produtividade inicial. Abaixo está um guia detalhado para implementar esse processo.

1. Planejamento do processo

• Mapeie etapas essenciais do onboarding: Liste todas as ações necessárias, como entrega de documentos, apresentação da empresa, treinamento inicial, e integração com a equipe.
• Defina objetivos claros: O que a empresa espera alcançar com o onboarding? Exemplos: engajamento, alinhamento cultural e rapidez na integração.
• Escolha as tecnologias adequadas: Pesquise e selecione ferramentas tecnológicas que atendam às suas necessidades específicas.

2. Principais tecnologias para onboarding

• Plataformas de gestão de onboarding
  • Sistemas como SAP SuccessFactors, Gupy, Sólides, ou BambooHR ajudam a centralizar tarefas e acompanhar o progresso do novo colaborador.
• E-learning e treinamentos online
  • Use plataformas como Moodle, Coursera ou ferramentas próprias para disponibilizar treinamentos obrigatórios, como segurança no trabalho, ética e valores da empresa.
  • Recursos interativos, como quizzes e vídeos, tornam os treinamentos mais engajadores.
• Aplicativos de colaboração e comunicação
  • Ferramentas como Microsoft Teams, Slack ou Google Workspace ajudam na integração com equipes e na troca de informações desde o primeiro dia.
• Inteligência Artificial e chatbots
  • Um chatbot pode responder dúvidas frequentes dos novos colaboradores sobre processos internos, reduzindo a carga administrativa da equipe de RH.
  • Exemplos: Bots integrados ao Teams ou WhatsApp corporativo.
• Realidade Virtual e Aumentada (VR/AR)
  • Permite que o colaborador explore virtualmente o local de trabalho (ótimo para indústrias ou grandes escritórios) ou simule cenários do dia a dia para treinamentos.
• Assinatura digital
  • Plataformas como DocuSign ou Adobe Sign facilitam a assinatura de contratos e documentos obrigatórios sem a necessidade de impressão.
• Gamificação
  • Atribuir pontuações e conquistas por tarefas completas no onboarding motiva os colaboradores a se engajarem mais no processo.
• Sistemas de reconhecimento facial ou biométrico
  • Para agilizar a coleta de dados e integração com ferramentas de acesso físico ou virtual.

3. Estruturando um onboarding tecnológico

Antes do primeiro dia

• Envio de um pré-onboarding digital:
  Use uma plataforma para enviar:
  • Formulários para preenchimento de dados e upload de documentos.
  • Materiais informativos como vídeos de boas-vindas do CEO ou guias sobre a cultura da empresa.
• Criação de acessos antecipados:
  Forneça acesso ao e-mail corporativo, plataforma de treinamento e sistemas internos antes do início.

Primeiro dia

• Orientação digital interativa:
  • Utilize vídeos e apresentações interativas para apresentar a história, visão e valores da empresa.
  • Realize um tour virtual pelo escritório ou pelas instalações.
• Checklist automatizado:
  Forneça uma lista de tarefas no sistema, como assistir a vídeos, ler documentos ou configurar e-mails.

Primeira semana

• Treinamento contínuo:
  Ofereça módulos de e-learning ou webinars ao vivo. Permita que o colaborador progrida no ritmo dele.
• Integração com a equipe:
  • Realize reuniões virtuais para apresentar colegas de trabalho.
  • Use ferramentas de comunicação, como Slack ou Teams, para criar canais de integração (ex.: “#NovosColaboradores”).

Primeiro mês

• Feedback digital:
  • Use pesquisas automáticas (via plataformas como SurveyMonkey ou Google Forms) para obter o feedback do colaborador sobre o processo de onboarding.
• Mentoria virtual:
  • Conecte o novo colaborador a um mentor ou colega para orientação, usando ferramentas como Zoom, Teams ou plataformas de RH integradas.

4. Benefícios da tecnologia no onboarding

• Automação de processos repetitivos:
  • Libera o time de RH para focar em atividades estratégicas, enquanto tarefas operacionais são realizadas por sistemas.
• Engajamento personalizado:
  • A tecnologia permite adaptar o conteúdo do onboarding às necessidades e funções do colaborador.
• Rastreamento e relatórios:
  • Com sistemas automatizados, o progresso do colaborador pode ser monitorado em tempo real.
• Escalabilidade:
  • Empresas com muitos colaboradores ou operações remotas podem replicar o mesmo processo para vários contratados de forma consistente.

5. Desafios a considerar

• Custo inicial: A implementação de sistemas pode ser onerosa, mas os benefícios a longo prazo justificam o investimento.
• Resistência à mudança: É importante treinar o RH e os gestores para adotar a tecnologia com confiança.
• Segurança de dados: Garantir conformidade com a LGPD, protegendo informações sensíveis dos colaboradores.

Exemplo de fluxo digital de onboarding

1. Dia 0: Envio de e-mails com materiais e credenciais.
2. Dia 1: Login no sistema para apresentações interativas e assinatura de contratos.
3. Dias 2-5: Treinamentos online e integração com a equipe.
4. Dia 30: Feedback automatizado sobre a experiência de onboarding.

Um processo de onboarding com uso da tecnologia não apenas acelera a adaptação dos novos colaboradores, mas também reflete uma cultura organizacional moderna e eficiente. Com planejamento adequado e ferramentas certas, sua empresa pode transformar a experiência inicial dos funcionários, garantindo um impacto positivo e duradouro.